Qué preguntar en una demo de CRM inmobiliario: 12 preguntas que incomodan al vendedor

Una demo de software está diseñada para lucirse, y eso no la hace deshonesta: la hace una demo. El vendedor conoce el sistema, los datos están limpios, no hay un ejecutivo preguntando por qué el inventario no calza y nada se cae.

Tu operación no se parece a eso. Así que las preguntas que valen son las que muestran lo que la demo no puede mostrar: qué pasa con datos sucios, con gente que no quiere cambiar, un viernes a las siete de la tarde y el día que decidas irte.

Estas son doce. No requieren saber de software. Requieren dos cosas: hacerlas, y pedir la respuesta por escrito.

Sobre el producto

1. ¿Qué parte de lo que me mostró existe hoy y qué parte está en desarrollo?

La pregunta más importante de las doce. En una demo conviven funciones terminadas, funciones a medias y maquetas. Todas se ven iguales en pantalla.

No es deshonesto que un proveedor tenga roadmap; sí lo es mezclarlo con el presente sin avisar. Pide que te marquen, sobre lo que acabas de ver, qué está disponible ahora. Si algo que te importa está en el roadmap, la pregunta siguiente es con qué fecha y qué pasa si esa fecha no se cumple.

2. ¿Me puede mostrar esto mismo con mis datos?

Una lista de precios tuya, un proyecto tuyo, aunque sea un extracto. Es la diferencia entre una demo y una prueba.

Los datos reales traen lo que los de demostración no tienen: tipologías con nombres raros, unidades con dos bodegas, descuentos especiales, la columna que alguien agregó en 2021. Si el sistema se dobla a eso, es buena señal. Si la respuesta es que primero hay que «normalizar los datos», esa normalización es trabajo tuyo y conviene saberlo antes de firmar.

3. ¿La aplicación móvil hace lo mismo que la web o es solo para consultar?

Casi siempre es solo para consultar, y casi nunca se dice en la demo. Para un equipo que vive en la sala de venta, la diferencia entre poder cotizar desde el teléfono y solo poder mirar es la diferencia entre que se use y que no.

Pregunta concretamente: ¿puedo cargar un prospecto, cotizar y reservar desde el teléfono?

4. ¿Qué pasa si dos personas tocan la misma unidad al mismo tiempo?

La pregunta que distingue un sistema de una planilla bonita. Pide que lo hagan delante tuyo: dos sesiones abiertas, la misma unidad, los dos intentando reservarla.

Si el sistema impide la segunda operación y deja constancia, está construido para operar con varios canales. Si el último en guardar gana, vas a tener el mismo problema que tienes hoy, con una interfaz mejor.

Sobre la implementación

5. ¿Cuánto demora la implementación, medida desde la firma hasta que mi equipo la usa sin ayuda?

Las dos mitades de la frase importan. «Dos semanas» suele significar dos semanas hasta que el sistema está configurado, no hasta que el equipo lo usa solo. Entre una cosa y la otra puede haber dos meses.

Pregunta por la fecha del segundo hito, y por cuántas implementaciones del tamaño de la tuya hicieron el año pasado.

6. ¿Quién carga mi información inicial y qué pasa si viene sucia?

Inventario, precios, prospectos históricos, reservas en curso. Alguien tiene que subir todo eso, y es trabajo real.

La respuesta honesta a esta pregunta casi siempre incluye trabajo de tu lado. Lo que conviene saber es cuánto, de quién, y qué pasa con los datos que no calzan: si se detienen, si se cargan igual y te enteras después, o si alguien los revisa contigo.

7. ¿Qué pasa con las reservas y promesas que ya están en curso?

Ningún proyecto se migra en un punto muerto: siempre hay operaciones a mitad de camino. Esta pregunta se olvida en la demo y aparece la primera semana de uso.

8. ¿Puedo hablar con dos clientes de mi tamaño que lleven más de un año usándolo?

Dos detalles de la pregunta hacen el trabajo: de mi tamaño y más de un año. Las referencias felices suelen ser clientes nuevos, todavía en la luna de miel, o muy distintos de ti.

Y cuando los llames, la pregunta que más rinde no es si están contentos: es qué les costó más de lo que esperaban.

Sobre la plata

9. ¿Cuánto cuesta el primer año completo, con todo?

Licencias, implementación, capacitación, integraciones, usuarios adicionales, soporte, lo que sea que esté fuera del plan base. Una cifra.

Es la pregunta que más incomoda porque el precio de lista casi nunca es el costo del primer año. Pide el total por escrito, con el detalle de qué está incluido y qué se cobra aparte.

10. ¿Cómo suben los precios en la renovación y con cuánto aviso?

Vas a renovar. Lo que importa es si el aumento tiene techo, si está indexado a algo y con cuánta anticipación te avisan. Un contrato que no dice nada sobre esto deja la decisión enteramente del otro lado.

Pregunta también por el plazo de aviso para no renovar: si son sesenta o noventa días, y nadie lo anotó en un calendario, la renovación es automática.

Sobre el día después

11. Si me quiero ir, ¿qué me llevo, en qué formato y en cuántos días?

La pregunta que mide la buena fe de un proveedor mejor que ninguna otra.

Tus prospectos, tus unidades, tu historial de operaciones y los documentos cargados son tuyos. Una respuesta buena es concreta: qué entregan, en qué formato y en cuántos días. Una respuesta mala es «no se preocupe, nunca se va a querer ir».

Pídelo por escrito y que quede en el contrato. Cuesta nada cuando la relación está bien y es imposible cuando está mal.

12. ¿Qué no hace bien este producto?

La última, y la que mejor predice cómo va a ser trabajar con ese proveedor.

Todo software es bueno en unas cosas y flojo en otras: es una consecuencia de haber elegido. Un proveedor que conoce su producto responde esta pregunta sin problema, y a veces te dice que para tu caso hay algo mejor. Un proveedor que responde «nada» te está diciendo que no lo conoce o que no te va a avisar cuando algo falle.

Cómo leer las respuestas

Tan importante como lo que contestan es cómo.

Ninguna de esas frases es mentira. Todas son formas de no responder, y se vuelven respuestas en cuanto preguntas una segunda vez.

Un criterio final

La tentación en una demo es evaluar funciones: ir marcando casilleros contra una lista. Sirve poco, porque a los tres meses el sistema que uses va a tener casi todos los casilleros marcados y el que no elegiste también.

Lo que diferencia a largo plazo son tres cosas, y ninguna aparece en la pantalla: quién te contesta cuando algo se rompe, qué pasa con tus datos el día que te quieras ir y si te avisan de los problemas antes de que los descubras tú.

Las doce preguntas de arriba están hechas para ver esas tres.

Las nuestras, respondidas

Sería incoherente publicar esta lista y no contestarla. Lo que Datahunter PRO responde hoy, con los números que están en el contrato y no en el discurso comercial:

• Si te vas: al terminar el contrato tienes diez días corridos para exportar tu información desde la plataforma o pedirnos la entrega en un formato de uso común. Pasado ese plazo la eliminamos de los sistemas productivos. Está en los términos y condiciones, con esas palabras y ese plazo, no es una promesa verbal.
• Disponibilidad: el compromiso es 99% medido mensualmente, y el estado del sistema es público y consultable en cualquier momento, también cuando algo está caído. La parte incómoda, que también está escrita: ese 99% no lleva asociada una compensación económica. Si no lo cumplimos no se genera un crédito automático. Pregúntale esto mismo a cualquier proveedor; la mayoría de los SLA del mercado funcionan igual y casi ninguno lo dice en la demo.
• Contrato: anual, con aviso mínimo de sesenta días corridos para no renovar. Un aviso dado con menos de sesenta días produce efecto recién al final del período siguiente. Anótalo en un calendario el día que firmes, con cualquier proveedor.
• Precio: varía según el tamaño de la operación y siempre va más IVA. El día de facturación y el plazo de pago se negocian con cada cliente, así que no hay un precio de lista que puedas comparar en una página: pide el total del primer año por escrito. A nosotros también.

Sobre la pregunta 12 —qué no hacemos bien— la respuesta depende de contra qué nos compares y de cómo opere tu proyecto, y es una conversación que preferimos tener mirando tu operación en vez de en un artículo. Lo que sí vale como regla general: si alguien te responde «nada», esa es exactamente la señal de la que habla este artículo.

Si quieres ver el producto con tu propia lista de precios en vez de con datos de demostración, eso es exactamente lo que proponemos en la página de CRM inmobiliario.

Preguntas frecuentes

¿Qué hay que preguntar en una demo de CRM inmobiliario?

Las que la demo no responde sola: qué funciones existen hoy y cuáles están en desarrollo, cuánto cuesta el primer año completo con implementación incluida, qué pasa con tus datos si te vas, quién responde fuera de horario y qué cosas el producto no hace bien.

¿Cómo saber si una función existe o está en el roadmap?

Pidiendo que marquen, sobre lo que acabas de ver en pantalla, qué está disponible hoy. En una demo conviven funciones terminadas, funciones a medias y maquetas, y en pantalla las tres se ven igual.

¿Por qué es importante preguntar cómo exportar los datos antes de contratar?

Porque es la pregunta que mide la buena fe del proveedor y porque cuesta nada acordarla al principio y es imposible negociarla cuando la relación ya está rota. Una respuesta útil dice qué se entrega, en qué formato y en cuántos días, y queda en el contrato.

¿Qué preguntar a un cliente de referencia del proveedor?

No si están contentos, sino qué les costó más de lo que esperaban. Y conviene pedir referencias de empresas de tu tamaño que lleven más de un año usando el sistema, no clientes recién implementados.

¿Es mala señal que un proveedor diga que su producto no hace algo?

Al revés: es la mejor señal de la lista. Todo software es fuerte en unas cosas y flojo en otras porque alguien eligió. Un proveedor que responde que no hay nada que su producto haga mal no lo conoce o no te va a avisar cuando falle.